Se lhe faltam faturas, provavelmente está a pagar mais impostos do que devia.
Não porque tenha feito algo de errado. Não porque o sistema esteja contra si. Simplesmente porque alguns documentos se perderam — e ninguém deu conta até ser tarde demais.
Isto aplica-se a qualquer empresa sujeita a IRC — Lda, SA ou outra forma jurídica. Se é o seu caso, continue a ler.
Fatura obrigatória para dedução de IVA em Portugal: a regra que ninguém explica
Em Portugal, a dedução de IVA exige uma fatura válida. Ponto final. É essa a regra.
Posso deduzir IVA sem fatura em Portugal? Não. Nunca. Não importa que tenha pago. Não importa que a despesa fosse 100% legítima. Sem o documento, a Autoridade Tributária não tem como saber que aconteceu — e não lhe devolve nada. As despesas dedutíveis da empresa simplesmente não são aceites sem fatura válida — e uma fatura com NIF errado ou em nome pessoal tem o mesmo problema.
O que acontece se perder uma fatura da empresa em Portugal?
Vamos a números concretos.
Imagine que a sua empresa gasta €1.000 em algo — uma subscrição de software, um fornecedor, um equipamento. Esse valor inclui €230 de IVA dedutível (à taxa normal de 23%).
Se tiver a fatura, recupera esses €230. Se não tiver, perde-os. Sem documento, sem reembolso — são as regras da dedução de IVA em Portugal.
Agora pense em quantas despesas dedutíveis da empresa tem por mês. Por ano. Uma empresa que gaste €3.000/mês e perca faturas de um terço dessas despesas pode estar a perder €2.000 a €3.000 por ano só em IVA — sem se aperceber.
A penalização real: despesas não documentadas em IRC e tributação autónoma
Perder o IVA dedutível já é mau. Mas para empresas sujeitas a IRC, as faturas em falta podem desencadear algo ainda pior.
Em Portugal, as despesas não documentadas — ou seja, sem fatura válida — estão sujeitas a tributação autónoma à taxa de 50% do valor da despesa, ao abrigo das regras de IRC. Perde uma fatura de um fornecedor de €500 e essa despesa não só deixa de ser dedutível: a empresa pode dever mais €250 em tributação autónoma. Essa taxa pode subir para 70% se a empresa registar prejuízo fiscal no ano.
Não é um risco teórico. Está escrito no Código do IRC. E significa que as faturas em falta não são apenas uma dor de cabeça administrativa — são um impacto direto nos resultados da empresa.
Porque é que as faturas continuam a perder-se?
Não é descuido. Estas são as razões reais:
Movimentos no cartão ou conta bancária que ninguém reconhece Alguém na equipa fez uma compra — uma subscrição, uma ferramenta, uma despesa pontual — e quando o extrato chega, ninguém se lembra do que era nem onde ficou a fatura. Sem contexto, sem rasto, sem dedução de IVA.
Emails perdidos A fatura chegou. Ninguém a voltou a encontrar. As caixas de entrada são um caos. É uma das razões mais comuns pelas quais os gerentes perguntam: posso deduzir IVA sem fatura em Portugal? A resposta é quase sempre não.
Faturas em papel que desaparecem Alguém pagou em mãos, guardou o recibo, e ele nunca chegou ao escritório. Desapareceu. E com ele, qualquer hipótese de dedução — porque não é possível deduzir despesas dedutíveis da empresa sem comprovativo se não conseguir provar que aconteceram.
Como recuperar uma fatura perdida em Portugal e evitar perdê-las no futuro
A solução não é dizer à equipa para ser mais organizada. (Se isso resultasse, já estava feito.)
A solução é tornar a recolha de faturas o caminho mais fácil — para toda a gente na empresa. Isso implica duas coisas:
1. Um processo claro Defina desde o início: cada despesa tem um documento, no próprio dia, sem exceções. Tire uma foto no momento do pagamento. Reencaminhe os emails dos fornecedores para uma pasta dedicada. Não deixe acumular.
Se uma fatura já se perdeu, contacte o fornecedor diretamente. A maioria consegue emitir uma segunda via. E há uma boa notícia: o prazo para deduzir o IVA de uma fatura perdida é de quatro anos a contar da data da operação. Ou seja, ainda há margem para recuperar faturas antigas, desde que consiga obtê-las.
2. Uma ferramenta que faz o trabalho pesado É aqui que A Dori Finance encaixa naturalmente.
A Dori ajuda-o a controlar as suas faturas sem esforço manual. Recolhe documentos de diferentes fontes, organiza-os e assinala o que está em falta.
Ao manter tudo completo e actualizado, fica muito mais fácil deduzir o IVA a que tem direito e evitar lacunas nos seus registos que a AT possa questionar.
O objectivo não é a perfeição. É garantir que nada se perde, porque cada fatura que recupera é dinheiro que a sua empresa efectivamente guarda.
Tem dúvidas sobre faturas em falta ou despesas dedutíveis da sua empresa em Portugal? Fale connosco ou experimente a Dori Finance